Co potrafi Escuela?
Zaczynamy
Okno wyszukiwania
Szukaj danych i informacji
Jak dodać projekt?
Kreator szablonów

Co potrafi Escuela?

Escuela to system do zarządzania projektami szkoleniowymi.

  • Możesz tu tworzyć i drukować dokumenty dla uczestników szkoleń.
  • Możesz wysyłać SMS-y do uczestników szkoleń
  • Możesz w sposób elastyczny tworzyć formularze elektroniczne i do drukowania dla uczestników.
  • Możesz tworzyć harmonogramy szkoleń i przeglądać jakie szkolenia są w danym momencie, a także w przyszłości.
  • Możesz eksportować dane w ten sposób, aby mogły zostać pobrane przez system do rozliczania projektów.

Zaczynamy

System jest dostępny pod domeną stworzoną dla klienta np. https://twojafirma.escuela.pl.

System jest dostępny w Internecie, więc może być go używany w dowolnych lokalizacjach, przez dowolną liczbę uczestników. Można go używać na urządzeniach mobilnych lecz lepszego wyglądu nabierze na komputerze.

Do systemu można zalogować się z różnymi uprawnieniami: jako administrator lub użytkownik.

Jak to działa?

System magazynuje i przetwarza dane uczestników szkoleń. Uczestnicy mogą być przypisani do grup na dwa sposoby: bez umowy (rezerwacja miejsca) i z umową. Każdy uczestnik może być przypisany do jednej grupy lub do kilku grup.

Grupy są przypisane do projektów. W ramach projektów można wyodrębnić przedmioty, np. język angielski. W ramach przedmiotów można wyodrębnić poziomy.

Nawigacja

Po zalogowaniu możesz wybierać w Menu różne rzeczy. Możesz mieć otwartych wiele okien. Wybierając nową pozycję w menu wszystkie, które otworzyłeś, pozostaną otwarte. Zostaniesz przeniesiony do nowootwartej rzeczy. Aby poruszać się między otwartymi oknami skorzystaj z paska przesuwania po lewej stronie ekranu:

Po najechaniu na ikonę pojawi się nazwa otwartej rzeczy. Po kliknięciu w ikonę zostaniesz przeniesiony tam. W każdej chwili możesz zamknąć wybrane okno. Wtedy ikona otwartego okna zniknie z paska przesuwania.

Okno wyszukiwania

Możesz wpisać w okno wyszukiwarki dane dotyczące uczestnika. Może to być jego:
– nazwisko
– imię
– numer telefonu.

W okno wyszukiwarki możesz wpisać także sygnaturę grupy.

Podczas wpisywania pojawia się podgląd znalezionych rzeczy, które zawierają ten ciąg znaków, które wpisałeś. Nie ma znaczenia wielkość liter.

Uczestnicy mogą mieć nadane różne oznaczenia, tzw. tagi. Jeśli włączysz dowolny tag – w oknie wyszukiwania będą pojawiać się tylko osoby, które mają nadane te tagi. Jest to przydatne, np. wtedy gdy uczestnicy nie przynależą do żadnej grupy, ale wyróżniają się jakąś cechą.

Szukaj danych i informacji

Możesz wyszukiwać grupy za pomocą modułu Szukaj danych i informacji. Okno możesz włączyć z menu lub bezpośrednio z paska górnego. Wyszukiwanie z użyciem tego modułu polega na włączaniu i wyłączaniu filtrów.

Najszerszą kategorią jest projekt. Wybranie projektu pozwala na zawężenie wyświetlanych poziomów, przedmiotów i grup w ramach danego projektu. Jeśli wybrany projekt nie zwiera żadnej grupy, wtedy pojawi się komunikat brak grup do wyświetlenia, a kolumny poziomy i przedmioty pozostaną puste.

Jeśli w ramach projektu są zdefiniowane grupy, pojawi się także co najmniej jeden poziom i co najmniej jeden przedmiot. Po wybraniu poziomu i przedmiotu nastąpi kolejne zawężenie wyników wyszukiwania grup, które spełniają wybrane kryteria.

W każdym momencie możesz zresetować wszystkie filtry klikając przycisk resetuj filtry.

Dodatkowo możesz włączać kolejne filtry dla grup zaznaczając grupy o różnych statusach:
– zakończone
– niezakończone
– aktywne
– nieaktywne
– archiwalne.

W kolumnie grupy wyświetlają się wszystkie grupy, które spełniają kryteria dla wybranych filtrów. W pierwszej linii system wyświetla dla każdej grupy kolejno: sygnaturę grupy, datę pierwszych zajęć, datę ostatnich zajęć.

W drugiej linii są wyświetlane dwie liczby, np. 4/5. Pierwsza z nich oznacza liczbę uczestników, którzy są przypisani do danej grupy, a druga to liczba osób, które są przypisane do grupy i dodatkowo posiadają umowę.

Jak dodać projekt?

Projekt jest najszerszą kategorią, do której można przypisywać poszczególne grupy. Jeśli grupy funkcjonują w ramach stałej działalności operacyjnej, to wtedy projekt można nazwać przez zdefiniowanie określonego czasu, np. semestr letni 2023 albo rok 2024.

Projekty można usuwać pod warunkiem, że nie mają przypisanych żadnych grup. Jeśli projekt ma przypisane grupy, to można go zarchiwizować. W przypadku zarchiwizowania projektu – grupy należące do projektu także zostaną zarchiwizowane.

Aby dodać projekt wybierz z menu dodaj/edytuj projekt. Domyślną wartością w polu wyboru jest dodaj nowy projekt. Poniżej możesz wypełniać pola dla projektu.

Aby stworzyć projekt musisz wpisać:

  1. tytuł projektu (tytuł będzie pojawiać się np. w wyszukiwarce grup)
  2. sygnatura (będzie potrzebna do tworzenia sygnatur grup należących do tego projektu)
  3. identyfikator umowy (będzie potrzebny do pliku wymiany danych z systemem do rozliczania projektów)
  4. nazwa beneficjenta (jak wyżej)
  5. kraj (jak wyżej)
  6. rodzaj uczestnika (jak wyżej)
  7. rodzaj przyznanego wsparcia (jak wyżej)
  8. logo projektu (nie jest obligatoryjne, będzie wykorzystywane podczas tworzenia dokumentów do drukowania)

Jeśli nie zamierzasz rozliczać projektu przez zewnętrzny system nie ma znaczenia co wpiszesz w pola 3-7. Jeśli jednak będziesz rozliczać projekt, to wpisanie tych danych będzie potrzebne przy eksporcie danych w formacie CSV.

Jeśli chcesz zmienić dane dowolnego projektu, możesz wybrać ten projekt w polu wyboru. Pod spodem system wyświetli te same dane, które były potrzebne do tworzenia projektu. Po modyfikacji lub utworzeniu projektu kliknij przycisk zapisz dane.

Kolejnym etapem konfigurowania projektu będzie tworzenie pól formularza. Możesz nie tworzyć ich od początku, tylko zaimportować z innego projektu, który uważasz, że jest podobny. Wtedy będziesz mógł pozmieniać wybrane pola formularza. Pamiętaj jednak, że importowanie pól wiąże się z usunięciem pól, które były do tej pory zdefiniowane. Nie musisz importować wszystkich pól. Po kliknięciu przycisku importuj pojawi się okno, z którego będziesz mógł wybrać te pola, które uznasz za potrzebne.

Możesz także zaimportować pola systemowe po kliknięciu przycisku importuj pola systemowe.

Kreator szablonów

Po zdefiniowaniu parametrów projektu przejdź do stworzenia formularzy dla uczestników w ramach projektu. Wybierz w menu kreator szablonów.

Najpierw wybierz procent, dla którego będzie tworzyć lub edytować pola formularza.

Jak dodać użytkownika?

Aby dodać nowego użytkownika wybierz w menu: Ludzie -> Użytkownicy – > Dodaj użytkownika